Secretaire Medicale H/F

- Secrétariat du Chef de Service
- Secrétariat du service
- Préparation des rentrées universitairesen relation avec la faculté (janvier, mai, aout et novembre)
- Les deux secrétaires constituent un binôme, se remplacent et s'entraident, y compris lorsque l'une ou l'autre n'est pas en capacité d'exercer certaines missions
Missions générales et permanentes
- Mission d'accueil physique et téléphonique et prise des messages
- Prise de rendez-vous de consultations spécialisées et des demandes enregistrées sur LORAH
- Réception et réponse des mails de la boite générique
- Numérisation de documents à insérer dans le dossier patient ORBIS
- Organisation et programmation de toutes les réunions du service (diffusion des avis de réunion, réservation de salles en lien avec le secrétariat de Direction du site, aspects logistiques)
- Gestion du courrier postal (départ et réception, tri, diffusion)
- Mise à jour des données relatives à la Direction (organigramme, papier à entête...)
- Assurer l'interface entre le chef de service, l'encadrement (transmission d'information par mail...) et les différents interlocuteurs internes ou externes à l'hôpital
- Gestion des demandes de dossiers médicaux en rapport avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)
- Frappe des CR médicaux
- Gestion des plaintes avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)
- Commande des fournitures de bureau (petits matériels) en lien avec la logistique
Missions spécifiques
- Relation avec la faculté d'odontologie pour l'arrivée des étudiants en formation initiale et continue et Erasmus
- Préparation des arrivées et départs des médecins, internes, externes, Erasmus
- Préparation et validation des plannings à l'année N+1 avec le chef de service et son adjoint
- Aide à l'organisation des Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS): réservation salles, fléchage, logistique
- Gestion mensuelle du tableau de présence médicale avec mise à jour régulière sur CHRONOS et suivi des autorisations d'absence en lien avec le bureau du personnel médical de Bichat
- Accueil des candidats en observation dans le cadre de la procédure «passerelles» en odontologie
- Référente ORBIS pour la modification des agendas de consultation en lien avec l'équipe SMAX pour la création
- Mise à jour du site institutionnelle via BASINS
Missions ponctuelles
- En l'absence du cadre, accueil du nouveau personnel médical et des étudiants en formation initiale et continue avec le responsable pédagogique (présentation service, inventaire lingerie, attribution vestiaire et casier)

Adaptabilité - Autonomie
Sens de l'organisation, rigueur
Capacité à se positionner au sein d'une équipe pluridisciplinaire
Communication efficace
Discrétion professionnelle et discernement
Disponibilité
Polyvalence
Proactivité
Qualités relationnelles
Sens des responsabilités
Tact

- Formation secrétariat exigée
- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook - Word - Excel - Power Point ...) et les nouvelles technologies de l'information
- Connaissance des termes médicaux en lien avec la spécialité (formation sur les pratiques dentaires à acquérir)
- Connaissance de l'hôpital appréciée mais non indispensable
- Connaissance des outils institutionnels utilisés à l'APHP : ORBIS, CHRONOS, LORAH, SMAX, BASINS