Secretariat General - Direction Générale des Services - Commune de Gap H/F

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.
Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers ; l'objectif étant d'assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.

ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE
Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS
Organiser et planifier des réunions
Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques
Assurer des tâches de secrétariat courant
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs
Élaborer les Plannings d'astreintes des Élus, des Cadres et des Services Techniques
Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens
Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC)
Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal
Générer les délibérations suite aux Conseils C
Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes
Centraliser les délégations de fonction et signature suite à l'installation d'un nouveau Conseil Municipal ou Communautaire.
Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances
Gestion des congés




RELATIONS DU POSTE
Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.
Rôle transversal.
Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire (obligations spéciales en matières d'horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires)
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

COMPÉTENCES/APTITUDES
Autonomie et réactivité
Discrétion et confidentialité indispensables
Bon relationnel
Travail en équipe
Organisation, méthode, rigueur
Faculté d'adaptation, polyvalence
Disponibilité
Sens des responsabilités et du service public
Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
Savoir rédiger des courriers administratifs simples et maîtriser l'orthographe
Connaissance de l'environnement territorial


FORMATIONS / DIPLÔMES / EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
Baccalauréat minimum ou Niveau Bac +2
Maîtrise des outils informatiques (logiciels de bureautique)

Conditions particulières : Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.
La direction est composée de trois assistantes de direction.
Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire.
Travail en bureau
Secrétariat à titre exclusif avec des obligations spéciales en matières d'horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Horaires réguliers : Temps complet du lundi au vendredi