Secrétaire Administrative du Service Culture Sport & Vie Associative - Mairie de Groslay H/F

Au sein du service Culture, Sport & Vie Associative, la Commune recherche un(e) secrétaire administratif(ve).

Accueil du service :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
- Gérer et suivre les demandes de locations et prêts des salles communales : traitement des demandes, constitution des dossiers, suivi informatique du planning, gestion des clés, rédaction de réponses aux demandes.
- Gérer les demandes de prêt de matériels.
- Gérer les dossiers de médaille du travail : préparation des courriers, accueil des administrés.
- Gérer les états des lieux.
- Rédiger les arrêtés liés aux manifestations.

Gestion administrative en lien avec le gestionnaire du service :
- Élaborer et suivre le budget du service
- Rédiger des documents administratifs : délibérations, notes de présentations, décisions, courriers, règlements intérieurs, comptes-rendus...
- Rechercher et demander des subventions
- Gérer et suivre des conventions financières
- Mettre à jour le site internet

Définition, planification et pilotage des manifestations/évènements de la Commune en lien avec le gestionnaire de service :
- Définir et mettre en oeuvre des actions socio-culturelles
- Impulser et coordonner les projets culturels
- Organiser sur les plans administratif et technique des manifestations/événements : rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs, les intervenants, les lieux / définir la stratégie de communication (flyers, affichage, diffusion, invitations...) / gérer les relations avec les associations, prestataires extérieurs et les services de la commune
- Mettre à jour le tableau informatisé des manifestations
- Construire un budget prévisionnel des manifestations
- Évaluer le bon déroulement des manifestations à posteriori
- Gérer en coordination avec les Services Techniques le prêt et la location de matériels en fonction des besoins

Poste à temps complet
36h30 par semaine, du lundi au vendredi

Savoirs :
Bonne connaissance du cadre institutionnel des collectivités territoriales
Bonne culture générale
Maîtrise du secteur culturel

Savoir-faire :
Capacité à rendre compte
Esprit d'analyse et de synthèse
Qualités rédactionnelles
Maitrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir-être :
Sens de l'organisation
Sens du relationnel
Autonomie, rigueur
Réactivité
Disponibilité