Secrétaire Administratif·ive H/F

Le Comité des Âges recrute un(e) secrétaire administratif(ve) pour son Service Autonomie à Domicile (SAD mixte). Sous la responsabilité de la direction et de la responsable de service, vous contribuez à la bonne organisation du service en assurant le suivi administratif des prises en charge et en facilitant les échanges entre les professionnels.
Vos missions principales
Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, de leurs familles et des partenaires.
- Identifier les demandes, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les professionnels compétents.
- Recueillir et transmettre les informations nécessaires à la prise en charge.
- Assurer la transmission des messages auprès des équipes.
Gestion administrative des dossiers
- Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des personnes accompagnées.
- Vérifier la complétude des dossiers et assurer le suivi des pièces manquantes.
- Enregistrer les informations dans les outils informatiques du service.
- Assurer le suivi administratif des entrées, des modifications et des fins de prise en charge.
- Veiller à l'archivage des documents et au respect des règles de confidentialité.
Gestion des interventions et des plannings
- Participer à la gestion administrative des plannings d'intervention à domicile.
- Élaborer les tournées du SSIAD.
- Enregistrer les absences, modifications et annulations d'interventions.
- Transmettre les changements aux professionnels concernés et alerter le responsable de service en cas de difficulté.
Suivi administratif et financier
- Participer au suivi des prises en charge et des accords de financement.
- Assurer les échanges administratifs avec les organismes financeurs.
- Préparer les documents nécessaires au suivi des dossiers.
- Transmettre les éléments variables de paie au service des ressources humaines.
Suivi de l'activité et missions complémentaires
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux soins et faciliter la circulation des documents entre les professionnels.
- Participer à la préparation des réunions, à la rédaction de courriers et à la mise en forme de comptes rendus.
- Contribuer au suivi des tableaux de bord, aux statistiques et aux extractions de données.
- Participer à la démarche qualité, à la gestion documentaire et à la préparation des contrôles et évaluations.
- Organiser et réaliser des visites à domicile en lien avec l'infirmière coordinatrice.
- Réaliser toute autre mission administrative en lien avec les besoins du service et les compétences du poste.
Le profil recherché
Formation et compétences
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou diplôme équivalent souhaité.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
- Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise des techniques de secrétariat.
- Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs demandes simultanément.
- Aptitude à assurer le classement, l'archivage et le suivi rigoureux des dossiers.
- Une connaissance du fonctionnement des services d'aide et de soins à domicile serait appréciée.
Qualités professionnelles
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service, rigueur, organisation et réactivité.
- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité, bon relationnel et aptitude au travail en équipe.
- Capacité d'adaptation et maîtrise de soi face aux situations difficiles, capacité à identifier les difficultés
Conditions du poste : Prise de poste au 1er décembre 2026
- Contrat: CDD 1 mois (renouvelable), temps de travail : 80 %, soit 28 heures par semaine, travail de journée
- Particularité : participation à des astreintes
- Travail en lien avec la direction, l'équipe administrative, les responsables de secteur, l'infirmière coordinatrice, les intervenants à domicile et les partenaires extérieur
- Rémunération: 1 857.94 € Brut

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.